この記事は、ケーススタディ の要約であり、元記事は移住政策研究所（Migration Policy Institute）のウェブサイトに掲載されました。 このケーススタディの著者は、ペギー・リャオ（シアトル市言語アクセス・プログラムおよび政策スペシャリスト）です。open_new_tab">ペギー・リャオ氏（シアトル市言語アクセス・プログラムおよび政策スペシャリスト）です。
言語アクセスについて語る際、私たちはしばしば、英語力が限られている人々（LEP）が行政職員とコミュニケーションを取り、市民生活に参加できるよう支援するための通訳サービスの提供を思い浮かべます。しかし、翻訳もそれと同じくらい、あるいはそれ以上に重要です。
シアトル市は、COVID-19のパンデミック中に言語アクセスプログラムを刷新した際、このことを身をもって学びました。同市は長年にわたり、翻訳業務において分散型のアプローチを採用してきましたが、移民や難民の住民に真のアクセスを確保するため、その業務を一元化することに決定しました。
このケーススタディでは、シアトル市がどのように翻訳サービスを一元化したのか、これまでにどのようなメリットが得られたのか、そして他の自治体が自市の言語アクセスプログラムを改善するためにどのような措置を講じることができるのかについて見ていきます。
課題：翻訳における分散型アプローチ
翻訳サービスを一元化する以前、シアトル市では各部署が必要に応じて言語サービスを外部委託する分散型システムを採用していました。この断片的なアプローチは非効率的であり、作業の重複や品質のばらつきを招くことがよくありました。
すべての翻訳が保存される中央データベースがなかったため、各部署が同じ文書を何度も翻訳してしまうことがありました。コストの増加に加え、部署ごとに同じ用語の訳が異なってしまう可能性もあり、英語力が不十分な（LEP）住民に混乱や不満を与える恐れがありました。
パンデミック中に翻訳サービスに対する前例のない需要に直面した同市は、より効率的で一元化されたアプローチが必要であると判断した。
解決策：言語サービスの一元的なハブ
シアトル市が最初に行ったのは、文書の翻訳を一元化することでした。そのために、地域社会から50人以上のプロの翻訳者で構成されるチームを結成し、資料をシアトル市内で最も多く話されている20の言語に翻訳しました。 移民・難民局（OIRA）の言語アクセスチームが、翻訳サービスの拠点となりました。
次に、市は一元化の取り組みを支援するため、コンピュータ支援翻訳（CAT）ツールの導入を決定しました。 いくつかの選択肢を検討した結果、市はクラウドベースのCATプラットフォーム「Smartcat」を採用しました。オンライン型であるため、市内の各地に分散するスタッフも容易にアクセスでき、翻訳メモリ、用語集、品質保証ツールなどの豊富な機能により、品質を維持しつつワークフローを最適化し、プロセスを迅速化することができました。 また、このプラットフォームではすべての業者への支払いを一括で行うことが可能であり、調達プロセスを効率化しています。
以前は、異なる部署が同じ文書を何度も翻訳してしまうことがありましたが、現在ではすべての翻訳を一元管理するリポジトリが設けられており、どの部署も必要に応じてそれらにアクセスし、再利用できるようになりました。
「各部署が過去に手掛けたプロジェクトと類似した案件を提出すると、システムが翻訳者に以前翻訳された内容を通知します」と、市の言語アクセスプログラムおよび政策スペシャリストであるペギー・リャオ氏は述べています。「翻訳メモリと用語ベースの両方により、各言語での書面によるコミュニケーションの一貫性と専門性が確保されます。」
プロセス：依頼から翻訳、そして支払いまで
“Smartcatのサプライヤー管理機能だけで、地元のコミュニティから定期的に起用している50名以上の言語専門家への書類処理や支払いを自動化することで、年間約1,000時間（フルタイム従業員1人分の半分に相当）の事務作業およびプロジェクト管理時間を削減できました」とペギー氏は付け加えます。 「Smartcatの自動翻訳技術『Smartwords』により、以前に翻訳されたコンテンツを簡単に再利用できるようになり、翻訳費用を17%削減できました。 自治体にとって、こうした数字は、地域社会により良いサービスを提供するための資源配分において、非常に大きな違いをもたらします。」
新しいシステムの導入により、言語アクセスチームは翻訳サービスの依頼に、以前よりもはるかに効率的に対応できるようになりました。
仕組みは以下の通りです：
市の職員なら誰でも、Smartcatポータルに文書を投稿できます。投稿するとすぐに費用を確認でき、その後も進捗状況を追跡できます。
Language Access Team（言語アクセスチーム）は、Smartcatのワークスペースにプロジェクトが表示されるのを確認し、コミュニティ翻訳者に割り当てます。
コミュニティ翻訳者はSmartcatにログインすると、原文が文ごとに分割され、行として表示された表形式のインターフェースを確認できます。 左側に原文が表示され、右側に翻訳を入力します。
同じ文書を複数の翻訳者が担当している場合、互いの進捗状況をリアルタイムで確認し、コメントを残すことができます。翻訳のチェックを行うレビュー担当者や編集者についても同様です。
このプロセスにおいて、翻訳者は翻訳メモリ、つまり過去に翻訳されたコンテンツのデータベースにアクセスできます。手動で検索する必要もありません。Smartcatが翻訳者が以前行った翻訳を「認識」すると、候補としてポップアップ表示されます。
また、翻訳者は用語ベース（いわゆる「用語集」）にアクセスでき、標準として承認済みの翻訳が登録されている特定の単語やフレーズを検索することができます。
翻訳が完了すると、Language Access Teamは、ファイルをアップロードしたりメールで受け取ったりする必要なく、すぐにその内容を確認できます。
チームは月に2回、その月に完了したすべての翻訳を対象に、プラットフォーム上で請求書を作成します。請求書の支払いが完了すると、Smartcatはそれに応じて翻訳者に報酬を分配します。
メリット：より利用しやすい都市
これまで、シアトル市は翻訳サービスを一元化することで、以下のようなさまざまなメリットを享受してきました：
公平なアクセス。 すべての言語サービスを1か所に統合することで、市は移民や難民の住民に対して公平なアクセスを提供できるようになりました。これにより、すべての部署が共通の翻訳データベースを活用し、より連携の取れた形でアウトリーチやコミュニケーションを行うことが可能になりました。
一貫性のあるコミュニケーション。市が翻訳メモリや用語集を活用することで、全部署にわたって一貫性があり、専門的な各言語でのコミュニケーションが確保されています。 翻訳メモリや用語集を活用することで、同じ用語が毎回同じように翻訳されることが保証されるため、英語力が限られている（LEP）住民に混乱や不満が生じることはありません。
効率的なワークフロー。テクノロジーの活用により、品質を維持しつつ、ワークフローの最適化と翻訳プロセスの迅速化が図られています。 現在、すべての部署が同じ翻訳データベースにアクセスできるため、作業の重複や不整合を心配する必要がなくなりました。
地元の労働力。コミュニティの翻訳者と提携することで、市は地元の労働力を支援することができています。 これにより、移民や難民の住民は、市のサービスへのアクセスが改善されるだけでなく、市のために働き、地域社会に貢献する機会も得ています。
要点：他の都市がシアトルから学べる点
シアトル市の事例は決して特異なものではありません。実際、言語アクセスに関しては、他にも多くの都市や自治体が同様の課題に直面しています。これは、数十万人の難民や移民が世界中の都市へと移住している現在の地政学的状況において、特に重要な意味を持ちます。
シアトル市の経験は、他の自治体が以下の5つの重要なステップを踏むことで、自市の言語アクセスプログラムを改善する一助となるでしょう：
責任の単一窓口。 言語アクセス政策を担当する専任スタッフを任命することで、市はプログラムが相応の注目を確実に受けられるようにすることができます。
標準化。用語データベースの構築や翻訳メモリの活用により、市は翻訳の一貫性と高品質を確保できます。
地域コミュニティ。 地元の専門的な言語サービス提供業者や地域通訳者と提携することで、市は地元の労働力を支援することができます。
テクノロジー。テクノロジーを適切に活用することで、市は品質を維持しつつ、ワークフローを最適化し、翻訳プロセスを迅速化することができます。
ベストプラクティスの共有。地域言語アクセスネットワークに参加することで、市は他の自治体とベストプラクティスを共有し、その経験から学ぶことができます。
Smartcatが提供するローカリゼーションソリューションのおかげで、自治体は言語アクセスに対してより包括的かつ協調的なアプローチを取ることができます。翻訳サービスを一元化することで、すべての住民への公平なアクセス、効率的なワークフロー、および全部門にわたる一貫したコミュニケーションを確保できます。
