言語サービスの集中化がより包括的なコミュニティの構築にどのように役立つか: シアトル市のケーススタディ

この記事は、 ケーススタディ 当初は移民政策研究所のウェブサイトに掲載されました。このケーススタディの著者は シアトル市の言語アクセス プログラムおよびポリシー スペシャリスト、ペギー リャオ氏。

言語アクセスについて話すとき、私たちはしばしば、英語能力が限られている人々（LEP）が政府職員とコミュニケーションをとり、市民生活に参加できるようにするための通訳サービスを提供することを考えます。しかし、翻訳も同様に、あるいはそれ以上に重要です。

シアトル市は、COVID-19パンデミック中に言語アクセスプログラムを刷新した際に、このことを直接学びました。市は長い間、翻訳に関して分散型のアプローチに依存していましたが、移民や難民の住民が確実にアクセスできるようにするために、翻訳を集中化することを決定しました。

このケーススタディでは、シアトル市が翻訳サービスをどのように一元化したか、これまでにどのようなメリットがあったか、そして他の都市が独自の言語アクセス プログラムを改善するためにどのような手順を踏むことができるかについて見ていきます。

翻訳サービスを集中化する前、シアトル市では各部署が必要に応じて言語サービスを外部委託する分散型システムを採用していました。この断片的なアプローチは非効率であり、作業の重複や品質の一貫性の欠如につながることが多かった。

すべての翻訳が保存される中央データベースがないため、さまざまな部門が同じ文書を複数回翻訳することになります。コストが増加するだけでなく、同じ用語が部門間で異なって翻訳される可能性があり、LEP 居住者を混乱させ、苛立たせる可能性があります。

パンデミックの間、市は翻訳サービスに対する前例のない需要に直面し、より合理化され集中化されたアプローチが必要であると判断しました。

シアトル市が最初に行ったのは、文書翻訳を一元管理することでした。これを実現するために、シアトルでは地元コミュニティから 50 人以上の専門家を集めたチームを立ち上げ、資料をシアトルの主要 20 言語に翻訳しました。移民難民局（OIRA）の言語アクセス チームが翻訳サービスの拠点となりました。

第二に、市は中央集権化の取り組みをサポートするために言語プラットフォームを使用することを決定しました。市はいくつかの選択肢を検討した後、クラウドベースのエンタープライズ言語 AI プラットフォームである Smartcat を選択しました。オンラインであるため、市の分散した従業員が簡単にアクセスでき、翻訳メモリ、用語集、品質保証ツールなどの多くの機能により、ワークフローを最適化し、品質を維持しながらプロセスをスピードアップできました。このプラットフォームでは、すべてのサプライヤーに一度に支払いを行うことも可能で、調達プロセスが効率化されます。

以前は異なる部門が同じ文書を複数回翻訳することがありましたが、今後はすべての翻訳を 1 つの中央リポジトリにまとめ、必要に応じてどの部門でもアクセスして再利用できるようになります。

新しいシステムが導入されたことで、言語アクセス チームは翻訳サービスのリクエストをより効率的に処理できるようになりました。

仕組みは次のとおりです:

1. 市の職員であれば誰でも Smartcat ポータルに文書を提出できます。コストをすぐに確認でき、後で進捗状況を追跡できます。

2. 言語アクセス チームは、Smartcat ワークスペースにプロジェクトがポップアップ表示されるのを確認します。AI で翻訳し、コミュニティのレビュー担当者にレビューを割り当てることができます。

3. コミュニティのレビュー担当者は Smartcat にログオンし、元のテキストが文に分割され、行として表される表形式のインターフェースを確認します。左側にオリジナルが表示され、右側に AI 翻訳が表示されます。

4. 複数のレビュー担当者が同じドキュメントで作業している場合、レビュー担当者はお互いの進捗状況をリアルタイムで確認し、コメントを残すことができます。

5. このプロセスでは、レビュー担当者は翻訳メモリ、つまり以前に翻訳されたコンテンツのデータベースにアクセスできます。手動で検索する必要もありません。Smartcat が以前に翻訳した内容を「確認」すると、それが提案として表示されます。

6. レビュー担当者は用語集にアクセスして、翻訳が標準として承認されている特定の単語やフレーズを検索することもできます。

7. 翻訳が完了すると、言語アクセス チームはファイルをアップロードしたり電子メールで受け取ったりすることなく、すぐに翻訳を確認できます。

8. チームは月に 2 回、その月に完了したすべての翻訳を網羅した請求書をプラットフォームで作成します。請求書が支払われた後、Smartcat はそれに応じてレビュー担当者に資金を分配します。

これまでシアトル市は、さまざまな方法で言語サービスを一元化することで多くのメリットを得てきました。

• 公平なアクセス。すべての言語サービスを一箇所に統合することにより、市は移民や難民の住民に公平なアクセスを提供できるようになりました。現在では、すべての部門が同じ翻訳バンクを使用して作業することで、アウトリーチとコミュニケーションをより調整された方法で実行できるようになりました。

• 一貫したコミュニケーション。市では翻訳メモリと用語集を使用することで、すべての部門で一貫性のある専門的な言語によるコミュニケーションを実現しています。翻訳メモリと用語集により、同じ用語が毎回同じように翻訳されるようになり、 LEP 居住者に混乱や不満が生じることがなくなります。

• 効率的な AI ワークフロー。AI の使用により、ワークフローが最適化され、品質を維持しながら翻訳プロセスが高速化されました。すべての部門が同じ翻訳プールにアクセスできるようになるため、作業を重複させたり、不一致を心配したりする必要がなくなります。

• 地元の労働力。市は地域の評価者と提携することで、地元の労働力を支援することができました。こうすることで、移民や難民の住民は市のサービスをより利用しやすくなるだけでなく、市のために働き、地域社会に貢献する機会も得られます。

シアトル市の物語は決して特別なものではありません。実際、言語アクセスに関しては、他の多くの都市や自治体も同様の課題に直面しています。これは、何十万人もの難民や移民が世界中の都市に移住している現在の地政学的状況において特に当てはまります。

シアトル市の経験は、次の 5 つの重要なステップを踏むことで、他の自治体が独自の言語アクセス プログラムを改善するのに役立ちます。

1. 責任の一元化。言語アクセス ポリシーの専任スタッフを任命することで、市はプログラムにふさわしい注意が払われるようにすることができます。

2. 標準化。用語集を作成し、翻訳メモリを使用することで、市は翻訳の一貫性と高品質を確保できます。

3. 地域コミュニティ。地元の専門審査員と提携することで、市は地元の労働力を支援することができます。

4. テクノロジー。テクノロジーを賢く活用することで、市はワークフローを最適化し、品質を維持しながら翻訳プロセスをスピードアップすることができます。

ベストプラクティスの共有。地域言語アクセス ネットワークに参加することで、市は他の自治体とベスト プラクティスを共有し、その経験から学ぶことができます。

Smartcat が提供する AI ローカリゼーション ソリューションにより、都市は言語アクセスに対してより総合的かつ調整されたアプローチをとることができます。言語サービスを一元化することで、すべての居住者への公平なアクセス、効率的なワークフロー、すべての部門間での一貫したコミュニケーションを確保できます。