ベンダー管理とその実施方法（言語サービス分野において）

翻訳者は、あらゆる翻訳ビジネスの血管を流れる血液のような存在です。しかし、生物が健康であるためには、十分な血液だけでなく、必要な場所に素早く届けるための適切な血管系も必要です。同様に、翻訳ビジネスが成功するためには、適切なベンダー管理が不可欠です。

ベンダー管理とは、翻訳業務において実際の作業を担う人々——翻訳者、編集者、校正者、DTPスペシャリストなど——の調達、割り当て、および関係性の維持を指します。

あらゆる複雑なシステムと同様に、翻訳ベンダー管理も非効率や予期せぬ問題が発生しやすいものです。本ホワイトペーパーでは、多くのLSPがベンダー管理において直面する最大の障壁を特定し、それらを克服するための手がかりを提示します。

1. 翻訳者はあなたの専門分野での経験がありません

フリーランサーの大規模で信頼性の高いデータベースを保有していても、追加の信頼性が必要なプロジェクトは常に存在します。テキストが高度に専門的である場合や、多数のフリーランサーを採用しながら一貫したトーンを維持する必要がある場合、翻訳者が適切に、かつ同じスタイルで翻訳できることを確認する必要があります。そうしなければ、構成要素がどれほど優れていても、文書全体が支離滅裂なものになってしまう可能性があります。

大規模な翻訳者テストキャンペーンの実施は頭痛の種です。複数の求人サイトやフォーラムに投稿し、大量のメールを送信し、さらに大量の返信に対応しなければなりません。その間、同じ質問を受け、同じ議論を何度も繰り返すため、プロセスを維持するだけで膨大な時間を費やすことになります。

選択肢は、効率的なプロセスを自社で構築するか、ベンダー管理サービスを外部委託するかのいずれかです。後者の場合、管理上の煩わしさは一切不要となります。評価に使用したい書類をベンダー管理プロバイダーに送るだけで、彼らは厳格かつ実績のあるプロセスを用いてテストを代行します。理想的には、テスト結果を一元的に確認できる環境を整え、審査済みのフリーランサーを迅速にTMSツールに登録し、今後のプロジェクトへ即座に招待できるようにすべきです。

2. 品質を確実に評価することはできません

仮にテストを送り出し十分な回答を得られたとしても、どれが良質なのかを正確に判断できるでしょうか？対象言語のネイティブ話者であれば話は別ですが、そうでない場合はどうでしょう？その言語ペア（あらゆる言語ペアにおいて）のネイティブレビュアーを雇う必要があります。しかし、レビュアーの質をどう見極めればよいのでしょうか？

この悪循環から抜け出すには、多くのテストレビュアーと仕事をした経験を持ち、その中から最適な人材を選抜する必要があります。これは、毎日継続的に翻訳テストを実施していない限り、達成が困難です。繰り返しになりますが、外部のVMプロバイダーを利用することで、候補者のテストが有能なレビュアーによって確実に処理されることが保証されます。

3. 翻訳者は高額請求するか、期待外れの成果しか出せない

どんなビジネスにおいても、顧客はより安く支払いたいと考え、ベンダーは常により多く稼ぎたいと望んでいます。理想的な解決策は、顧客が支払える範囲内で支払い、ベンダーが正当な報酬を得られる中間点で両者が合意することです。しかし翻訳業界では、往々にして不完全な解決策に落ち着く。顧客はより安く済ませ、翻訳者は許容できる品質を維持するのに必要な速度を大幅に下回るペースで作業することで、かろうじて時間単価を高く保っている。具体的には、自身の作業を自己チェックしない、不自然な逐語訳を生成する、あるいは適切な翻訳を行わず機械翻訳の出力をわずかに編集してそのまま提出するといった行為が含まれる。

最悪なのは、例えばタクシーサービスのように運転手の不注意をすぐに察知できるのとは異なり、翻訳が粗悪であることに気づくのは手遅れになってからだという点だ——前章で既に述べた理由によるものである。

過剰請求や低品質な翻訳者に対する最善の保証を得るには、あなたまたはVMプロバイダーが以下のいずれかを実行する必要があります：

各言語ペアおよび専門分野における平均価格を常に把握しておくこと。
やむを得ない理由がない限り、市場相場を大幅に上回る価格設定の翻訳者を採用しないこと。
人間による翻訳が求められる場面で機械翻訳を検出する自動化ツールを活用すること。

4. 翻訳者の詳細または状況が古くなっている

「若い」LSPが犯しがちな典型的な過ちは、具体的な採用計画なしに大規模なテストキャンペーンを実施すること——あるいはさらに悪いことに、実現しない虚偽の採用計画を掲げて行うことです。彼らは将来に備えて「優秀な」翻訳者のデータベースを構築し、保持・活用しようとします。

しかし、これは通用しない：

翻訳者は、面倒なテストを受けさせておきながらその後音沙汰のない翻訳会社が好きではない。1年後にあなたのオファーを断るという意味ではないが、その頃には関係はすでに損なわれているだろう。
翻訳者、特に無償テストに応じる翻訳者は、稼働状況が極めて不安定です。1年後には「採用予定者」の半数が翻訳業を辞めている可能性もあります。
また、翻訳者としての自然な成長過程として単価を上げる者もおり、当初の予算見積もりが狂うことになります。

翻訳者を常に忙しくさせておく必要があります。そうすれば、あなたからの新しいプロジェクト依頼に素早く対応してくれるでしょう。これもまた、外部の仮想マシンプロバイダーを利用すれば容易になるかもしれません。大規模プロジェクト向けの数十人の翻訳者を探している場合でも、珍しい言語ペアや専門分野の翻訳者1人を探している場合でも、この方法なら自力で探すよりも早く見つかる可能性が高いでしょう。

5. 書類作業と税務コンプライアンスの問題に溺れている

最後に、ほとんどの管轄区域では、単に誰か（例えば翻訳者）を雇って報酬を支払うだけでは不十分です。「文書による証拠」が必要となります：受諾証明書、請求書、報告書などです。最悪なのは、これらが国によって異なることです。そして——ご想像の通り——LSP（少なくとも多言語対応のLSP）を運営する場合、必然的に様々な国の人々と仕事をすることになります。さらに税金——各国で制度が異なります。これらの厄介な要素を考慮に入れなければ、予期せぬ利益の損失、あるいは罰金といった事態を招く可能性があります。

広く普及しているサービスではありませんが、一部のベンダー管理サービスプロバイダーは書類作成業務も請け負うため、書類や税務処理に一切煩わされることはありません。この場合、お客様は月次（または別途合意した頻度）で一括請求書を支払うだけで済み、毎月数十時間の時間を節約できます。

障壁を乗り越える

翻訳プロジェクトを管理する際、勢いと品質を失うリスクがあります。市場の変化に対応し、翻訳ビジネスの飛行機を空中に維持するためには、次の2つの選択肢があります：

専任のベンダー管理者を採用する。これは、規模が大きく非生産的なスタッフを追加で雇える余裕がある場合に最適な選択肢かもしれません。しかし、小規模で成長中の企業であれば、フルタイム従業員1名分（あるいは複数名分）のコストを、事業開発、営業、マーケティングなど、より効果的な分野に充てることを検討すべきでしょう。
外部ベンダー管理プロバイダーを利用する。ベンダー管理機能を外部委託することで、正社員を雇用する際の追加管理コストを削減できるだけでなく、関連する組織運営や管理上の煩わしさからも解放されます。さらに、規模の経済により、自社（あるいは大半のLSP）よりもはるかに大規模なベンダー管理業務を扱うプロバイダーのチームは、直接コストにおいても大幅に低コストで済みます。

各選択肢にはそれぞれ長所と短所があり、このホワイトペーパーが皆様の慎重な判断の一助となれば幸いです。