翻訳業界における支払い

翻訳事業者が支払いプロセスの総コストを半減させ、EBITDAを最大50％成長させる方法。

なぜ支払い自動化が重要なのか

翻訳ビジネスの成長を促進する主な要因は、営業・マーケティング活動と生産の拡張性であり、その中でも支払い自動化が重要な役割を果たします。支払いプロセスの効率性は初期段階では軽視されがちですが、ビジネスが成長し始めると急速に不可欠なものとなります。言語サービスプロバイダー（LSP）事業は少数のサプライヤーから始められます。しかし成長に伴い、数十人、やがて数百人のフリーランスと協業するようになり、各々が月に複数の案件を完了します。そのため毎月数百件の案件に対する未払金を計算し、各サプライヤーの希望する方法で支払いを行う必要が生じます。この段階では、請求と支払いの全プロセスを処理するため、数名の従業員を雇用しているでしょう。日常業務の量が増大するにつれ、請求と支払いはワークフローのボトルネックとなります。営業、マーケティング、翻訳そのものは順調でも、非効率な請求・支払いのために進展が鈍る可能性があります。世界中の数百、数千のサプライヤーや顧客を快適に管理できるレベルへ進むためには、これらの業務を自動化することが不可欠です。

もう一つの大きな成長障壁は、海外顧客からの支払い受領です。金融市場が未発達な国々では、このプロセスは双方にとって煩雑を極める場合があります。顧客はこうした地域への送金に困難を伴い、単に支払いやすさという理由だけで米国やEUに拠点を置くベンダーを選ぶ可能性があります。さらに、強制的な通貨変換コストや、現地口座への入金手数料だけでも非常に高額になる場合があります。

世界中の何千人ものユーザーとの対話を通じて、私たちは典型的な落とし穴を回避し、サプライチェーン管理、特に決済業務を自動化することで、競争力を高め、急成長を実現する方法を見出しました。

以下のベストプラクティスでは、LSPが効率性を高め、収益を最大50%向上させるために自動化できる6つの主要なルーチンを概説します。

個別の支払いと書類手続きなし

各フリーランサーやLSPと個別に契約を結ぶ必要はありません。Smartcatと1つの翻訳サービス契約を締結し、その期間中に雇用したすべてのサプライヤーへの支払いをまとめた1枚の請求書をお支払いいただきます。お支払い条件を設定できるため、現在の支払い手続きを変更する必要はありません。

Smartcatは、個々のフリーランサーやLSP（言語サービスプロバイダー）との支払いと書類作業を自動化します。

これらすべての契約を維持する必要がなく、毎月数百件の取引を処理する必要もない状況を想像してみてください。この変更だけでも、特にすでに数十社（そして増え続けている）のアクティブなサプライヤーを抱えている場合、業務効率に大きな影響を与えるでしょう。

一つの支払い方法

経済的に発展した国に拠点を置き、その国境内で支払いを行うだけの幸運に恵まれている場合、取引コストは比較的小さく済むかもしれません。しかし、有利な条件を持つ数カ国以上にわたる決済プロセスでは、送金手数料だけで5～10％もの費用がかかってしまうのは避けられません。さらに、これらの取引を分析するにはさらに時間がかかるため、どこにどれだけ支出しているのか明確に見えない可能性があります。これには、支払い方法の調整、契約交渉、税務上の影響の検討、支払先との手数料分担方法の合意などに費やす時間は含まれていません。通常、こうした取引コストへの追加要素を計算し忘れたり、無視したり、単に計算に苦労したりしがちです。支払コストを単なる直接的な取引コストと見積もり、その後で利益がどこに消えたのかと首をかしげるのです。

Smartcatなら、ご自身の支払い条件で1回の銀行振込またはオンラインカード決済を行うだけで、準備は完了です。残りの処理はすべて自動化され、Smartcatのシステム内で処理されます。

自動化された税務コンプライアンス

各国では、企業から個人への支払いに関する税務処理が異なります。国境を越えた支払いについても同様です。フリーランサーとの取引におけるこうした税制の違いは、ビジネスが現在ほどグローバル化しておらず、企業が今日ほど遠隔地のフリーランサーと仕事をすることがなかった数十年前からの遺物です。翻訳業界で成長を目指すなら、母国語以外の言語ペアを扱う必要があり、複数の国のフリーランスと協業せざるを得ません。翻訳会社の業務に関わる人員のうち、平均して社内従業員はわずか10%で、残りは世界中のフリーランスです。しかし税制の差異は依然として存在し、経理チームが税務やコンプライアンスリスクの調査に時間を浪費するのは避けたいところです。こうした状況下で効率的かつ大規模に運営するには、世界中の全サプライヤーへの一括支払いを可能にする透明性のある統一プロセスが不可欠です。

支払先の納税地に応じて、支払うべき税金や収集すべき書類について考える必要はありません。

税法の絶え間ない変化に対応するために、法的・財務的枠組みを変更する必要はありません。特に数十カ国と取引している場合です。Smartcatとの単一契約を維持することは簡単で透明性があります。そして、常に税務要件を完全に遵守しているという確信を持てます。

サプライヤーのオンボーディング

新規サプライヤーのオンボーディングは、これまで決して容易な作業ではありませんでした。彼らは御社の契約条件に同意し、最初の実務を開始する前に、多くの質問を投げかける傾向があります。御社のベンダー管理者は、サプライヤーの料金体系、割引制度、支払い条件や方法を確認する必要があり、結果としてまたしても事務処理が増えることになります。こうした手間が原因で、本来チームに迎え入れたいテスト済みサプライヤーの採用を見送るケースも少なくありません。第一段階が順調に進んだ場合でも、問題は再発しがちです。サプライヤーは財務情報や事業情報を頻繁に変更するため、新規サプライヤーのオンボーディングごとに、より多くの労力を浪費することになるのです。

あるいは、これをSmartcatに委任して、後は忘れてしまっても構いません。

サプライヤーもより満足します。すべてのデータを24時間365日オンラインで利用・管理でき、取引条件を確認でき、各国ごとに様々な支払い方法から選択できます。当社が各国でLSP（ロジスティクスサービスプロバイダー）と協力した経験に基づくと、ベンダー管理に費やす時間の最大半分は、サプライヤーのオンボーディングと、その後の取引条件の継続的な照合に充てられています。残りの半分は通常、検索とテストに費やされます。したがって、この作業を業務負荷から取り除くことで、ベンダー管理チームの効率を2倍に高めることができます。

請求自動化

プロジェクトマネージャー（PM）がすべてのプロジェクト統計を維持し、各サプライヤーへの支払額を手動で計算しなければならない場合、請求処理は時間がかかります。通常、スプレッドシートや翻訳管理システム（TMS）で処理しますが、サプライヤーが実行中のジョブを自動的に追跡することはできません。そのため、何か変更があるたびに手作業で対応する必要があり、翻訳プロジェクトでは常に何かしらの変更が発生します。 TM（翻訳メモリ）の一致により、完了後の支払対象語数が変動する可能性があります。納期までに作業を完了できないサプライヤーも存在するため、PMは追加のサプライヤーを手配し、当初の語数を再計算しなければなりません。こうした作業は延々と続きます。これは多くのLSP（言語サービスプロバイダー）にとって日常業務なのです。

さて、これらの計算の大半が、作業が完了する過程で自動的に行われると想像してみてください。どのサプライヤーに対しても、どの時点でも、どれだけ支払うべきかについて完全な透明性と確実性が得られます。

キャッシュフロー計画に必要な情報は常に手元にあります。また、サプライヤーはオンラインで特定の期間に獲得した金額を追跡できます。これにより、通常、プロジェクトマネージャーと経理チームの業務負荷が最大10%軽減されます。これを収益に換算すると、その効果は計り知れません！

支払いの回収

海外のサービスプロバイダーへの支払いは、自国内の支払いと常に同等の利便性があるとは限りません。これが、買い手が現地のLSP（言語サービスプロバイダー）との取引を好む理由の一つです。この問題が特に深刻な国々では、支払い・入金双方が顧客にとって困難であり、貴社にとっても高額なコストが発生する可能性があります。現地通貨への換算、口座への入金だけで発生する法外な銀行手数料、さらに増える事務処理——これらは事業の効率的な運営や迅速な拡大を妨げる要因です。最も明白な解決策は、米国など他国に自社法人を設立・運営することです。これにより貴社と顧客双方の金融取引が容易になります。決して悪い案ではありませんが、資金と時間の両面での初期投資が必要であり、取引コスト自体よりも高額になる可能性があります。維持費もかかり、高価な米国公認会計士（CPA）に、様々な国から集まる複数のフリーランサー関連の業務を誤って処理されるリスクも避けたいところです。すべてのCPAが、異なる国のサプライヤー対応に必要な専門性を備えているわけではありません。さらに、税務処理で問題が発生した場合、より高額な弁護士を雇う羽目になるのも避けたいでしょう。

シンプルで信頼性が高く、手頃な方法としては、Smartcatをパートナーとして活用し、必要な場所やタイミングで、貴社に代わって顧客への請求書発行を代行してもらうことです。

この仕組みの優れた点は、海外の顧客からの入金処理の手間を省けるだけでなく、同じ資金で世界中のフリーランサーへの支払いも行えるため、余分な取引が不要になることです。これにより、単なる請求と支払いの自動化に比べて効率を倍増させることが可能です。