LSPプロジェクト管理 – コスト削減のための自動化ツール

LSP市場における競争は熾烈を極めている。フリーランサーを除いても、世界には数千もの確立された言語サービスプロバイダーが存在する。各LSPが複数の競合他社と対峙するだけでなく、業務のペースも加速している。継続的ローカライゼーションが標準となりつつあるため、LSPは絶え間なく流入するコンテンツに対応する強いプレッシャーに直面すると同時に、収益を厳しく監視しながら差別化を図らねばならない。特に越境ECが急成長している分野では、専門的な現地知識を反映したローカライゼーションを約束し、グローバルマーケティングコンサルタントとしての地位を確立しようとする企業も現れている。

しかしLSPは、バックエンドでも多くの取り組みを行い、自社のサービスとチームを差別化できます。

シンプルなワークフローの自動化は、無駄と納期を大幅に削減します。これは多くの顧客にとって核心的な考慮事項です。これはロボットが運営する匿名の体験を意味するのではなく、付加価値が生まれる場面でのみ人的な関与を活用することを意味します。 Smartcatではこれを「自動操縦のプロジェクト管理」と呼んでいます。」

LSP向け翻訳技術は、迅速かつグローバルに、24時間体制で一貫したカスタマーサポートを提供するのに役立ちます。ここでは、顧客価値を高めながらコスト削減が可能な5つの領域について説明します。

1. 顧客リクエスト用セルフサービスポータル

LSPとしての目標を、顧客が翻訳を必要とする時点から、具体的な見積もりと納期を提示するまでの時間を短縮することだと仮定しましょう。その過程で障害となる要素がいくつか考えられます。例えば、プロジェクトに関するコミュニケーションが複数のチャネルに分散している場合や、貴社と顧客の間にプロジェクトの発注・受諾に関する標準的な方法が存在しない状況です。メッセージの行き違いは不満やそれ以上の問題を引き起こす可能性があります。継続的なローカライゼーションが求められる現代において、意思疎通の齟齬から生じる失望を管理するために、誰かの時間を無駄にしたくはないはずです。

顧客がプロジェクトの新規リクエストを作成したり、見積もりを受け取って承諾したりできるセルフサービスポータルが役立ちます。顧客とLSP（言語サービスプロバイダー）はポータル上でプロジェクトを進められるため、複数のコミュニケーションチャネル間で時間を浪費することが減ります。セルフサービスポータルでは、顧客がファイルをアップロードしたりプロジェクトの進捗を確認したりすることも可能です。進捗確認のためにメールやSlackメッセージを送る時間を無駄に費やす必要はもうありません。

2. 自動化された統合

今日、ますます多くの顧客が翻訳ファイルを手動で提出することを望んでいません。彼らはコンテンツ管理用の独自のシステムを保有しており、特にソフトウェア企業では、コード管理に使用するシステムと同一であるケースが頻繁に見られます。APIを介してこのコンテンツを取得し、翻訳完了後に自動的に戻す機能は、大幅な時間短縮を実現し、LSP（言語サービスプロバイダー）にとって強力なセールスポイントとなります。

時間の経過とともに、企業が競争力を維持するためには市場投入までの時間を短縮する必要があるという単純な理由から、「古い」ファイルベースのコンテンツストリームは枯渇すると予測されます。一方、自動化された統合コンテンツのトラフィックは、年々増加していく可能性が高いでしょう。

3. PM/VM向けシングルUX

LSPのプロジェクトマネージャー（PM）は、関連する専門知識を持ち、過去の顧客から良好な評価を得ており、プロジェクト予算に収まる料金設定で、そして何より重要なのは適切なタイミングで空きがある言語専門家を選定する責任を負っています。当社の内部調査によれば、これはPMの仕事の中で最もストレスの多い部分であり、最も多くの時間を費やす箇所でもあります。

複数の翻訳者に空き状況を確認する最も一般的な方法は依然としてメールであり、返信を得るまでに数時間かかることもあります。インスタントメッセンジャーサービスでも必ずしも改善されるとは限りません。誰かが対応不可の場合やベンダーが返信しない場合、プロジェクトマネージャーは同じ送信と待機の手順を何度も繰り返さなければなりません。さらに、新しい言語専門家をオンボーディングする際には、LSP固有の業務方法に慣れるまでの間、さらなる業務上の負担が生じる可能性があります。

プロジェクトマネージャーがこのステップに費やす時間と労力を大幅に削減するには、データ駆動型プロセスによるベンダー選定の自動化が理想的な解決策です。ベンダー管理システムは、翻訳者のスキル、経験、過去の評価に関する詳細かつ検証可能な情報を提供し、対象となる原文に基づいて専門家を自動的に提案・連絡することも可能です。

翻訳者が案件を受諾した後も、背景情報の調整、プロジェクトファイルの共有、具体的な翻訳タスクの割り当てといった作業が残っています。複数の言語専門家へ手作業で作業量を割り振る作業は煩雑になりがちです。しかし、ベンダー管理システムがPM機能も柔軟に組み込めるようであれば、LSPはより有利な立場に立てます。すべての作業と関連情報が一元管理されているため、現在の作業負荷と過去の生産性（いずれも容易に算出可能）に基づき、各言語専門家の処理能力を自動的に追跡できるからです。

機械にPM業務の計算を全て任せるのは非常に助かります。翻訳者の作業速度は人それぞれであり、特に多言語プロジェクトでは全員が同じタイムゾーンにいるとは限りません。ベンダー調達プロセスを一元管理するUXを活用すれば、労力を節約できるだけでなく、一貫性と信頼性も高まります。社内翻訳者かフリーランスか、どのプロセスを採用する場合でも、作業の流れは類似しており、慣れ親しんだものとなるでしょう。

4. 自動支払い

LSPの成長を促進する要因は、営業・マーケティングと生産の拡張性であり、その中では支払いの自動化が重要な役割を果たします。少数のサプライヤーからLSP事業を始めることは可能ですが、成長に伴い、数十人、やがて数百人のフリーランサーと協業するようになります。毎月数百件の業務に対する未払金を計算し、各サプライヤーの希望する方法で支払う必要があります。この段階では、請求と支払いプロセス全体を処理するために数人のスタッフを雇用する必要が生じるでしょう。

しかし今では、金融市場が未発達な国に住む翻訳者との取引であっても、世界中の数百から数千ものサプライヤーや顧客を快適に管理することが可能です。たった1つの翻訳サービス契約を締結し、その期間中に雇用したすべてのサプライヤーへの支払いを包含した1枚の請求書で決済する姿を想像してみてください。

例えばSmartcatは、世界中に複数通貨対応の銀行口座と現地法人を有しているため、標準的な銀行送金よりも優れた価格を提供でき、国際送金手数料はわずか1ドル、国内支払いはそれ以下に抑えられます。また、1つの契約を維持することで、各国で絶えず変化する税法に完全に準拠しているという安心感を得られます。

5. コンピュータ支援翻訳

最後に、コンピュータ支援翻訳（CAT）システムについて触れておきます。多くの言語サービスプロバイダー（LSP）は既にこの種の技術を利用していますが、まだ導入していないところもあります。このセクションはそうした企業向けです。

なぜCATツールの使用が重要なのでしょうか？反復的なコンテンツは、LSPの収益に深刻な打撃を与える可能性があります。過去のプロジェクトで既に翻訳済みのテキストブロックや、同一の用語が使用されている箇所を手作業で探すことは、現代のLSPにとって非効率的であり、継続的なローカライゼーションの時代においては、業務やプロジェクトのスピードが速すぎて対応しきれないのです。

優れたクライアント専用CATツールは、繰り返し翻訳されるコンテンツがあるたびに時間とコストを節約できます。その節約分をLSPが自社のコアビジネスの他の分野に振り向けるか、あるいは割引をクライアントに還元するかは、もちろんLSP次第です。

翻訳メモリは、プロジェクト全体を通じて顧客の表現の一貫性を保ちます。コストと同様にブランドやスタイルを重視する顧客にとって、これは重要な要素です。

「プロのコツ：Smartcatの無料オンラインCATエディターをチェックしてみてください」

結論：コンテンツ経済への備え

コンテンツがあらゆるビジネスの生命線となりつつある現代において、可能な限りの業務を自動化することは、単なる「あれば良い」というレベルではなく、必要不可欠な要件となっています。Smartcatのコネクテッド翻訳フレームワークは、この課題に対処する一つの手段です。最終的にどのソリューションを選択するにせよ、LSP（言語サービスプロバイダー）はこれまで以上に迅速に業務を遂行できるよう即座に適応しなければなりません。さもなければ、機敏な競合他社に市場シェアを奪われるリスクを負うことになります。